设备采购
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                                               遗传发育所仪器设备采购管理实施细则
        为进一步优化研究所仪器设备购置管理,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、财政部关于《政府采购进口产品管理办法》、《中央预算单位政府集中采购目录及标准》、《中国科学院事业单位资产管理暂行办法》、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)、《遗传发育所政府采购工作管理办法(暂行)》(科遗发字﹝2017﹞51号)等有关规定和指导意见,本着强化共享理念、推进简政放权、放管结合、优化服务、提高资源利用率等原则,结合研究所具体情况制订本细则。

第一章 总则

第一条  仪器设备采购包括编制采购预算、申请、审批、选择采购方式、采购、验收、报账等环节。研究组、研究中心(重点实验室)以及研究所在内的使用单位在采购仪器设备各环节均应按国家有关政府部门和中国科学院的有关规定执行。
第二条  仪器设备购置的原则:公开、公正、透明、共享。
第三条  在仪器设备采购过程中,使用单位需首先提交仪器设备采购申请报告,待审批通过后方可进行采购,并编写仪器设备采购过程报告和验收报告(见附件一)。预算超过10万元的采购管理报告需一式两份,其中一份用于办理手续,一份留公共技术服务中心存档备查。
第四条  仪器设备采购申请报告主要包括:采购需求说明、拟采取的采购方式、安放或置换计划以及共享说明,其中,共享说明及占地设备安放需中心秘书或楼层管委会代表签字确认;预算审核及各管理部门审批意见(附件一(1-1))。科研项目相关科目的预算由科技发展部负责审核或由采购部门负责人签字确认,重点实验室、修购专项等仪器设备购置专项由预算执行部门签字确认,属于政府采购目录内的以及50万元及以上的设备采购,必须报政府采购预算并由条件资产保障部采购管理员复核。
第五条  仪器设备采购过程报告主要包括:采购小组成员商议并签名;采购时涉及的供应商名单、供应商提供的产品资料、选择供应商的根据;采购过程记录或招投标文件等(附件一(1-2))。
第六条  仪器设备采购开箱验收报告主要包括:仪器设备验收人员现场验收并签名;包装外观描述、零配件及软件登记等(附件一(1-3))。
第七条  所有修购专项仪器设备以及50万元及以上的仪器设备均需进行技术验收,详细验收要求见仪器设备采购技术验收报告(附件一(1-4))

第二章 仪器设备采购

第八条  根据拟采购的仪器设备预算金额和来源不同,对仪器设备采购实行分类管理。仪器设备金额是指单件或批量采购发生的金额,仪器设备采购分需办理进口免税手续的和国内采购两类。具体规定如下:
(一)需办理进口免税手续的仪器设备
1.低于10万元人民币(不含)的仪器设备采购
实行使用单位采购前申请,获批后自行采购验收,凭采购申请报告、过程报告、开箱验收报告办理入库和报销手续的管理方式。
采购前,使用单位应及时提交仪器设备采购申请报告及报价单,由条件资产保障部采购管理员审批,获批后,使用单位成立采购小组(至少3人,原则上正式职工不少于2人),根据计划确定的数量、规格、型号、性能参数,进行市场调研和自行采购,确保优质优价。并按《遗传发育所政府采购工作管理办法》以及政府采购法规定的询价、竞争性谈判/磋商、单一来源等采购方式中选择合适方式及程序进行采购。确定供应商后,使用单位凭签字的报价单以及采购申请报告、过程报告直接到条件资产保障部办理免税相关手续,到财务管理部办理预付款支付手续。
采购完成后,使用单位需及时编写仪器设备开箱验收报告,并将报告签字版提交到条件资产保障部办理入库手续,最后凭验收报告和固定资产入库单,到财务管理部办理报销手续。
2.10万(含)至50万元之间(不含)的仪器设备采购实行采购前由研究所审批,使用单位成立采购小组自行采购、四方共同验收的管理方式。
采购前,使用单位应及时提交仪器设备采购申请报告及报价单,获批后,使用单位成立采购小组,并按《遗传发育所政府采购工作管理办法》以及政府采购法规定的邀请招标、竞争性谈判/磋商、单一来源采购等合适方式及程序采购。
采购完成后,使用单位需及时编写仪器设备采购过程报告,并附采购过程中的报价单、产品资料等原始凭证到条件资产保障部办理进口免税相关手续,到财务管理部办理支付手续。
仪器设备到货后,由条件资产保障部、公共技术服务中心、使用单位、供货商共同参与仪器设备验收,四方人员需在仪器设备采购开箱验收报告签名确认。使用单位携验收报告到条件资产保障部办理入库手续,最后凭验收报告和固定资产入库单,到财务管理部办理报销手续。
3.50万(含)至100万元之间(不含)的仪器设备采购
实行编制预算、专家论证、统一招标采购和四方共同验收的管理方式。
(1) 预算编制
采购单价或批量在50万元(含)以上的仪器设备,使用单位需在上一年年底或按条件资产保障部通知的时间进行预算申报。只有预算批复同意采购的仪器设备才能采购。拟采购未纳入预算的仪器设备,使用单位需按条件资产保障部通知的时间办理预算追加手续,待预算批复同意后方能采购。
(2)专家论证
根据条件资产保障部预算申报信息,公共技术服务中心组织需采购大型仪器设备的用户准备进口产品申报材料报院条财局资产财务处备案。
相关申报材料如下(见附件二(2)):“政府采购进口产品申请表” 原件2份;“政府采购进口产品专家论证意见” 原件1份(需对国内是否生产或国内产品是否满足需要进行说明);“政府采购进口产品论证专家组成员名单” 原件1份(专家组由5人及以上非本单位专家组成,其中1名法律专家,其他为产品技术专家,一般邀请事业单位专家参与论证);“政府采购进口产品资金来源” 原件1份以及资金来源证明材料1份。上述申报材料由公共技术服务中心统一收集并报院条财局资产财务处备案后方可进行采购。
资金来源证明材料包括:院批复部门预算中“项目支出预算表”、院调整预算文件、其他部门下达预算文件等。如果资金来源属于院以前年度拨款,且院已批复上年财政拨款结余资金,采购单位应提供该批复文件,不再提供以前年度院批复部门预算中“项目支出预算表”、院调整预算文件。采购单位应在资金来源证明材料中标注采购项目的经费来源并加盖单位公章。在填报此表时,采购单位资产部门应与财务部门进行沟通,根据采购项目资金来源证明材料填列“预算批复文号”、“采购项目所属项目名称”、“预算”等。涉及保密文件的,“预算批复文号”、“采购项目所属项目”不填,不需提供保密文件。
(3)招标采购
①采购单价或批量在50万(含)至100万元之间的仪器设备,不论是否属于中科院部门集中采购目录中的设备,使用单位均应通过公共技术服务中心统一委托具有资质的招标代理机构代为招标,采取邀请招标、竞争性谈判/磋商或单一来源采购等方式进行采购,并与招标代理机构就采购项目签订委托协议。
②出现采购项目投标供应商不足3家的情况,使用单位应及时办理采购方式变更手续,详见本细则第九条。
③招标公司关于采购项目更改采购方式的说明,并附招标公告、投标文件提交记录。
确定供应商后,使用单位应及时编写仪器设备采购过程报告,并附招投标文件、产品资料等原始凭证到条件资产保障部办理报关免税手续,到财务管理部办理支付手续,采购报告交财务管理部。
(4)验收入库
仪器设备到货后,由条件资产保障部、公共技术服务中心、使用单位、供货商共同参与仪器设备验收,四方人员需在仪器设备采购开箱验收报告签名确认。使用单位携验收报告到条件资产保障部办理入库手续,最后凭验收报告和固定资产入库单,到财务管理部办理报销手续。
4.100万元及以上的仪器设备采购
实行四部委联合评议、编制预算、专家论证、统一招标采购和四方共同验收的管理方式。
除下列情况外,在预算编制、专家论证、招标采购和验收入库与50万至100万元之间仪器设备的采购管理要求基本相同:
(1)采购方式:统一委托具有资质的招标代理机构代为招标,采取公开招标方式采购。
(2)四部委联合评议:凡购置200万元以上仪器设备的,使用单位需详细填写《中央级大型科学仪器设备购置申报书》(见附件二(5))一式7份,由公共技术服务中心汇总,并报财政部有关部门进行“四部委中央级大型科学仪器购置联合评议”(通常是9月,具体时间见仪器共享预约平台网站的通知)。获得“优先购置”或“可以购置”的批复后,方可按照批复的金额进行采购。
(3)采购方式变更差异:详见本细则第九条。
(二)进行国内采购的仪器设备
进行国内采购的仪器设备分为政府集中采购目录内和目录外两类。采购前,使用单位需登陆本所“仪器设备共享预约平台”网站查询拟采购的仪器设备是否属于政府集中采购目录中的仪器设备。遇采购目录调整情况,以研究所“仪器设备共享预约平台”网站上链接的最新政府集中采购目录为准。
1.政府采购目录内的仪器设备采购
(1)编报预算
使用单位需每年11月或按条件资产保障部通知的时间报次年采购计划;当年5月或按条件资产保障部通知的时间可上报追加采购计划一次。
(2)采购
不论何种资金来源,使用单位均应按中央国家机关政府采购中心(以下简称采购中心)规定的采购程序实行政府集中采购,采购事宜可向条件资产保障部咨询。
2.政府采购目录外的仪器设备采购
与进口仪器设备采购管理要求基本相同。区别是:(1)不需办理报关免税、进口产品申请等手续;(2)5万元(不含)以下的,除生物信息类服务器以及冰箱、培养箱、摇床、超净台、种子柜等占地设备外,不要求提供采购管理报告(附件一)。
第九条  采购方式说明:仪器设备的采购方式包含:询价、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、邀请招标、公开招标等方式,适用于不同情况下的采购。具体解释如下:
 询价:指通过电话、上网、查资料、公司提供报价单等获取价格的方式。适用于拟采购的货物规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。
 竞争性谈判:指采购人或者采购代理机构直接邀请三家及以上供应商就采购事宜进行谈判的方式,往往采用“最低价成交”。适用于以下情况:招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的;技术复杂或性质特殊,不能规定详细规格或者具体要求的;采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;不能事先计算出价格总额的。
竞争性磋商:指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式,以“综合评分法”作为评判依据。适用于以下情况:政府购买服务项目;技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
单一来源采购:需具备以下情况之一:(1)只能从唯一供应商处采购的;(2)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;(3)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
邀请招标:也称选择性招标,由采购人根据供应商或承包商的资信和业绩,选择一定数目的法人或其他组织(不能少于三家),向其发出招标邀请书,邀请他们参加投标竞争,从中选定供应商。
公开招标:是指采购人委托政府采购中心或其他具有资质的招标代理机构在媒体上公开发布招标公告,邀请不特定的潜在投标人参加投标,并按照法律规定程序和招标文件规定的评标标准和方法确定中标人的一种竞争交易方式。
采购方式变更:出现采购项目投标供应商不足3家的情况,使用单位应及时办理采购方式变更申报手续:(1)200万以内的仪器设备采购,使用单位办理采购方式变更申报手续并报主管所领导批准(附件二(3)遗传发育所仪器设备采购方式变更申请表(研究所审批))。(2)超过200万元的仪器设备采购,使用单位需将采购方式变更申请表(附件二(4)变更政府采购方式申请表(财政部审批))交公共技术服务中心,由公共技术服务中心报院条件保障与财务局资产财务处,待财政部批复后按批准的方式采购。办理财政部报批的采购方式变更手续需准备的材料:①由使用单位填写“中央单位政府采购方式申报表”,具体说明仪器设备指标要求及能满足要求的供应商情况;②院批复部门预算中“项目支出预算表”,预算表由财务管理部提供,表中应标注采购项目经费来源并加盖单位公章。


第三章 采购监督

第十条  仪器设备档案由公共技术服务中心立卷归档,实行全所共享,可供本所职工购买仪器设备查阅参考。公共技术服务中心负责仪器设备档案材料的验收、存档。使用单位需将纸质版的仪器设备采购管理报告、票据复印件、说明书复印件等档案材料交公共技术服务中心保存备查。
第十一条  研究所仪器设备的采购工作接受监察审计、纪委、财务等部门的监督。
第十二条  各有关人员要认真学习有关法律法规及规章制度,严守纪律,严格执行规定程序和制度,主动接受有关部门的监督检查。
第十三条  任何单位和个人对采购活动中的违法、违规行为,有权向研究所监督检查部门检举。


第四章 附则

第十四条  本细则自印发之日起执行,由条件资产保障部、公共技术服务中心、科技发展部负责解释。
第十五条  遇财政部对《中央预算单位政府集中采购目录及标准》调整情况,《遗传发育所仪器设备采购管理实施细则》也将随之变更。
第十六条  附件及细则中的表格均可从研究所内部网“所级公共技术服务中心”下载。
第十七条  软件、大宗试剂、材料的采购参照上述条款执行。
第十八条  附件

附件一:遗传发育所仪器设备、材料及服务采购管理报告
(1)遗传发育所仪器设备、材料及服务采购申请报告(1-1)
(2)遗传发育所仪器设备、材料及服务采购过程报告(1-2)
(3)设备采购、维保及零星改造合同/协议备案表
(4)遗传发育所仪器设备采购开箱验收报告(1-3)
(5)遗传发育所仪器设备采购技术验收报告(1-4)

附件二:其它相关报表
(1)遗传发育所设备材料采购经费审批表
(2)政府采购进口产品申请表(财政部审批)
(3)遗传发育所仪器设备采购方式变更申请表(研究所审批)
(4)变更政府采购方式申请表(财政部审批)
(5)中央级大型科学仪器设备购置申报书

        遗传与发育生物学研究所 2018年5月16日印发

附件:

附件一:遗传发育所仪器设备、材料及服务采购申请报告(1-1)2018053115295278863.doc

附件一:遗传发育所仪器设备、材料及服务采购过程报告(1-2)2018053115295278863.doc

附件一:设备采购合同或协议备案表(合同需盖所章).doc

附件一:遗传发育所仪器设备采购开箱验收报告(1-3)2018053115295278863.doc

附件一:遗传发育所仪器设备采购技术验收报告(1-4)2018053115295278863.doc

附件二(1)遗传发育所设备材料采购经费审批表2018053115295278863.doc

附件二(2)遗传发育所设备采购方式变申请表.doc


  仪器设备购置可能涉及的其他表格:
  4.  《政府采购进口产品申请表》(2份原件)
      《政府采购进口产品专家论证意见》(1份原件)
      《政府采购进口产品论证专家组成员名单》(1份原件)
      《政府采购进口产品资金来源》(1份原件)
       资金来源证明材料(一式一份,要求见正文)
      《政府采购进口产品所属行业主管部门意见》(此表本单位大多用户不用提交)
12-20-2013-政府采购进口产品申请表.xls
变更政府采购方式申请表12-27-2013-最新表.xls
附件6 中央级大型科学仪器设备购置-7-6-2015-新模板.doc

科遗发字2018-24仪器设备采购管理实施细则的通知2018053115295278863.doc

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